Trước khi quyết định sử dụng catch-all email, người dùng nên tìm hiểu kỹ trước vấn đề “Catch-all email là gì?”, cũng như các ưu điểm và nguy cơ của loại hình email này.
Catch-all email là gì mà có thể giúp tất cả khách hàng tiềm năng có thể kết nối với doanh nghiệp khi cần thiết? Sự ra đời của Thư nhận tất cả được ví như giải pháp phòng bị hữu ích trong vấn đề giao tiếp giữa khách hàng và doanh nghiệp. Vậy hãy cùng chúng tôi đi sâu tìm hiểu về loại hình email này.
Catch-all email là gì?
Để giải đáp câu hỏi “Catch-all email là gì?”, hãy tưởng tượng bạn là một người tiêu dùng đang cố liên hệ với nhà cung cấp để đặt một số lượng hàng hóa. Vì một lý do nào đó, bạn vô tình nhập sai địa chỉ email thành “sale1@domain.com” thay vì “sale01@domain.com”. Sai lầm này khiến thư bị trả lại cho người gửi, và gây ra những ảnh hưởng không tốt tới kế hoạch ban đầu của bạn.
Như một giải pháp hiệu quả trong những tình trạng như thế này, các công ty đã thiết lập catch-all email (Thư nhận tất cả). Chức năng này cho phép nhận mọi email được gửi đến miền của công ty bạn, ngay cả những email không chính xác hoặc không hề tồn tại.
Với phương pháp này, tình huống đáng tiếc như trên sẽ không thể xảy ra, và vẫn đảm bảo được kế hoạch của khách hàng. Catch-all email là một chức năng tồn tại trên hầu hết các hệ thống Mail Server hay Email Hosting.
Tuy đem đến sự tiện ích cho doanh nghiệp như đã nêu khi giải thích “Catch-all email là gì?”, loại hình email này không được Microsoft hỗ trợ trực tiếp vì có thể gây ra lỗ hổng cho các email spam làm quá tải hệ thống thư của Microsoft 365. Dẫu vậy, người dùng vẫn có thể tạo Rule để nhận email gửi sai địa chỉ từ các miền bên ngoài.
Ưu điểm của Catch-all email
Với những gì được nêu ra trong phần “Catch-all email là gì?”, công cụ này được đánh giá là khá hữu ích cho các doanh nghiệp, điều đó lý giải cho việc 30% tất cả các máy chủ email B2B là máy chủ catch-all.
Bên cạnh việc đảm bảo rằng một doanh nghiệp nhận được tất cả email được gửi đến miền của họ, hộp thư nhận tất cả còn đem đến một số lợi ích cho doanh nghiệp. Một trong những lợi ích đó là xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng của mình.
Các máy chủ catch-all đảm bảo rằng bạn – với tư cách đại diện doanh nghiệp – không hề bỏ lỡ bất kỳ khách hàng tiềm năng nào, bất kỳ vấn đề của khách hàng hoặc các câu hỏi đơn giản đến từ cơ sở của bạn. Loại giao tiếp này đảm bảo doanh nghiệp có thể trở thành địa chỉ kinh doanh đáng tin tưởng và có mối quan hệ tốt hơn với khách hàng.
Các nguy cơ của catch-all email
Như được nhắc đến trong “Catch-all email là gì?”, hộp thư nhận tất cả giúp doanh nghiệp không bỏ sót bất cứ tin nhắn nào của khách hàng. Tuy nhiên, trước khi quyết định kích hoạt công cụ này, bạn cần ghi nhớ một số nguy cơ của Thư nhận tất cả trước khi bắt tay vào áp dụng loại dịch vụ này.
Ổ cứng máy chủ thư luôn đầy
Thư nhận tất cả là một nguồn tài nguyên mạnh mẽ, đây cũng chính là lý do khiến nó chiếm nhiều dung lượng và còn làm ảnh hưởng đến vấn đề bảo mật. Vì lượng tin nhắn gửi vào rất lớn và nếu không có biện pháp thích hợp, điều này sẽ khiến hộp thư bị đầy ngay lập tức.
Bất cứ khi nào catch-all email hoạt động trên tên miền của bạn, bạn cần tăng cường kiểm soát đối với nhà cung cấp dịch vụ email của mình. Nếu không thực hiện đúng cách, điều này sẽ biến miền của bạn trở thành nơi lưu trữ thư ngẫu nhiên rất lớn, và có thể trong đó có chứa nhiều thư rác hoặc thư có chứa liên kết độc hại.
Số lượng spam lớn
Spam ở đây là các email gửi hàng loạt với nội dung thương mại và có chứa các quảng cáo không mong muốn, trong trường hợp nghiêm trọng hơn thì chúng thể chứa các liên kết độc hại. Những loại email đe dọa bảo mật này vi phạm dữ liệu cá nhân và có thể xâm phạm trang web của bạn.
Khi nói đến catch-all email, tình huống này có thể trở thành một mối lo ngại lớn và tạo điều kiện cho việc lây lan của các liên kết độc hại. Khi tính năng catch-all được kích hoạt, các email được gửi hàng loạt tới tên miền của bạn có thể làm quá tải máy chủ và ảnh hưởng đến toàn hệ thống của bạn.
Điều này biến thành một rủi ro bảo mật cho công ty. Vì vậy người sử dụng cần thận trọng bởi chỉ cần bạn mở một email độc hại và tin rằng đó là thư hợp pháp thì toàn bộ mạng của bạn sẽ bị lây nhiễm và bị ảnh hưởng nặng nề.
Cấu hình một hộp thư Catch-all email trên Microsoft 365
Như đã đề cập trong phần “Catch-all email là gì?”, Microsoft không hỗ trợ trực tiếp công cụ nhận tin nhắn này nhưng người dùng vẫn có thể nhận email gửi sai địa chỉ bằng cách tạo hộp thư nhận tất cả.
Để triển khai cấu hình một hộp thư Catch-all email trong môi trường Exchange Online bạn cần thực hiện 3 bước sau:
- Chuyển đổi trạng thái tên miền
- Tạo Dynamic distribution list (Nhóm phân phối động)
- Tạo Transport Rule (Quy tắc vận chuyển thư)
Bước 1 : Chuyển đổi trạng thái tên miền
Đây là bước quan trọng để Rule bạn tạo ở bước sau có thể hoạt động được.
- Truy cập vào “Exchange Admin Center” (https://admin.exchange.microsoft.com/) với tài khoản quản trị của bạn.
- Vào “Mail flow” > “Accepted domains” > bấm chọn tên miền của bạn > chọn “Internal relay” > “Save”.
Bước 2 : Tạo Dynamic distribution list (Nhóm phân phối động)
Nhóm phân phối này liệt kê tất cả các địa chỉ email Microsoft 365 của tổ chức bạn. Mục đích tạo nhóm này để thêm vào Rule bạn tạo ở bước sau nhằm đảm bảo email gửi đến họ không bị xem là email cần catch-all.
- Trên “Exchange Admin Center” bạn vào “Recipients” > “Groups” > bấm ‘’Add a group”.
- Trong “Group type”, bạn chọn “Dynamic distribution” > bấm “Next”.
- Trong phần “Basics”, bạn nhập tên của nhóm, thêm “Description” (Mô tả) nếu cần > bấm “Next”.
- Tại “Users”, bạn chọn “All recipient types” ở phần “Member” > bấm “Next”.
- Đối với “Settings”, bạn nhập địa chỉ email của nhóm. Chú ý không được trùng tên với nhóm hoặc người dùng đang có. (Ví dụ có thể đặt là exceptcatchall ) > bấm “Next”.
- Trong “Finish”, hãy kiểm tra lại các cài đặt > bấm “Create group” > bấm “Close” để hoàn tất.
Bước 3: Tạo Catch-all Rule (Quy tắc nhận thư)
Tạo quy tắc để thư được gửi đến một địa chỉ email sai sẽ chuyển đến hộp thư của người quản lý.
- Vẫn trên Exchange Admin Center bạn vào “Mail flow” > “Rules“.
- Chọn biểu tượng dấu cộng > “Create a new rule”.
- Đặt tên cho Rule ở “Name:” (Ví dụ : Catch-all)
- Trong phần “Apply this rule if…”, chọn “The sender is located…” > “Outside the organization” > “OK”.
- Tại “Do the following…”, chọn “Redirect the message to…” > chọn tài khoản nhận email > bấm “Add” > “OK”.
- Tiếp theo bạn bấm “More options…” ở gần cuối cửa số để mở thêm tùy chọn “Except if…”
- Phần “Except if…”, bạn bấm “add exception” chọn “The recipient” > “is a member of this group” > chọn “Dynamic distribution group” mà bạn tạo đã ở Bước 2 > “Save” lại Rule.
- Bước cuối cùng là test thử xem Rule có hoạt động hay không. Như bạn thấy trên ảnh thì email gửi cho một tài khoản không có thật nhưng vẫn được “catch-all” về gói Microsoft của bạn.
Tuy hộp thư nhận tất cả như đã được nêu ra trong phần “Catch-all email là gì?” có những ưu điểm riêng thuận tiện cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro liên quan tới bảo mật và an toàn thông tin. Vì thế, bạn cần xem xét trước khi sử dụng, hoặc để đảm bảo an toàn cho toàn hệ thống email của doanh nghiệp bạn có thể lựa chọn sử dụng dịch vụ email được cung cấp bởi Microsoft và sau đó sử dụng cách tạo Rule được nêu trên.
